Tipps zur besseren Gestaltung von E-Mail-Verteilern
Pullach, 8.3.2016. Die wichtige E-Mail an die Nachbarabteilung, den Kunden oder den Lieferanten ist geschrieben. Gleich kann die E-Mail auf Reise gehen. Noch schnell einen Blick auf den Verteiler werfen. Dort steht aktuell nur der Hauptempfänger. Damit der weiß, dass mein Chef in dieser Angelegenheit voll hinter mir steht, trage ich dessen E-Mail-Adresse noch in die Cc-Zeile ein. Perfekt! Und nun auf „Senden“ klicken!
Doch halt! Ist das wirklich die richtige Verhaltensweise? In den meisten Fällen nicht!
Den eigenen Chef in die Cc-Zeile zu kopieren hat in der Regel mehr Nach- als Vorteile. Natürlich leihen Sie sich durch die Aufnahme Ihres Chefs in den Verteiler dessen Autorität. Doch genau darin liegt die Crux. Sie senden dem Empfänger implizit die Nachricht, dass Sie selbst nicht genügend Gewicht auf die Waage bringen. Der Empfänger denkt, dass Ihr Chef diese Kopie von Ihnen haben möchte, entweder weil Sie in der Sache nicht selbst entscheiden können, oder – fast noch schlimmer – weil Ihr Chef Ihnen nichts zutraut und deshalb auf Nummer sicher gehen möchte. Beide Botschaften wollen Sie sicherlich nicht senden.
Solange er in der Cc-Zeile steht erhält Ihr Chef zudem auch noch die Antwort des Empfängers, wenn dieser auf „Alle Antworten“ drückt. Damit ist er plötzlich in einem Prozess involviert, in dem Sie ihn nicht sehen möchten – und er sich wahrscheinlich auch nicht. Was ihn nicht daran hindert, sich trotzdem immer wieder in die Angelegenheit einzumischen und damit für Unruhe zu sorgen.
„Wer sich seinen Kommunikationspartnern gegenüber als kompetent und entscheidungsbefugt darstellen will sollte seinen Chef möglichst aus dem Verteiler lassen“, sagt Günter Weick, E-Mail-Effizienz-Spezialist von SofTrust Consulting.
Für jene Situationen, in denen Sie Ihren Chef über eine E-Mail-Kommunikation informieren wollen empfiehlt Weick folgende Vorgehensweise.
1.Schreiben Sie die E-Mail und senden Sie diese an den Empfänger. Nehmen Sie dabei Ihren Chef nicht in den Verteiler auf.
2.Leiten Sie die versandte E-Mail aus dem Ordner „Gesendete Objekte“ an Ihren Chef weiter. Erläutern Sie ihrem Chef in der Einleitung der E-Mail, weshalb Sie ihm die E-Mail weiterleiten und was Sie von ihm erwarten.
Auf diese Weise demontieren Sie sich Ihrem Kommunikationspartner gegenüber nicht selbst. Sie verhindern, dass Ihr Chef sich in Details einmischt und Sie erhalten von Ihrem Chef genau das, was Sie benötigen. Auch Ihr Chef wird mit Ihnen zufrieden sein. Er braucht nicht mehr lange zu rätseln, weshalb Sie ihn kommentarlos auf eine E-Mail kopiert haben, sondern weiß aufgrund Ihrer Kommentierung um die Beweggründe seiner Informationskopie.
Information zu SofTrust und Maßnahmen zum besseren Umgang mit E-Mail und anderen elektronischen Kommunikationsmedien gibt es bei SofTrust Consulting. (http://www.softrust.com)
SofTrust Consulting ist eine Unternehmensberatung mit Sitzen in Pullach bei München und Villach. Gegründet 1995 hat sich SofTrust Consulting auf die Nutzung moderner elektronischer Medien wie E-Mail, E-Collaboration, Instant Messaging, Wikis, Foren, etc. spezialisiert und ist damit zu diesem Thema der erfahrenste Dienstleister im deutschsprachigen Raum. Die effiziente, sichere und professionelle Nutzung von E-Mail ist ein Schwerpunkt. SofTrust Consulting gestaltet in Organisationsentwicklungsmaßnahmen die gesamte E-Mail-Kultur der Kunden. Die Kunden reichen von kleinen Unternehmen bis hin zu internationalen Konzernen mit mehreren zigtausend E-Mail-Anwendern. Mehr Information unter http://www.softrust.com.
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