Für die Einführung einer neuen Softwarelösung ist im ersten Schritt die Erstellung eines Pflichtenheftes unumgänglich. In klein- und mittelständischen Betriebe führt die Anfertigung eines Pflichtenheftes meist zu einer personellen und zeitlichen Belastung der Unternehmensressourcen. Der fränkische Software-Hersteller ascara hilft Interessenten die Anforderungen an eine neue Software-Lösung zu formulieren und zu dokumentieren.
Notwendigkeit eines Pflichtenheftes
Um eine Systemneueinführung reibungslos durchzuführen, bedarf es zunächst eines Pflichtenheftes, auf das im weiteren Prozess aufgebaut werden kann. Die Dokumentation der geforderten Unternehmensprozesse ist wichtig, da es beim Live-Start der Anwendung zu Dissonanzen zwischen geforderten, vorhandenen und vorausgesetzten Anforderungen der verschiedenen Vertragsparteien (Hersteller und Anwender) kommen kann. Das Erstellen eines Pflichtenheftes nimmt viel Zeit in Anspruch, bringt aber auch den Vorteil mit sich die Prozesse im Unternehmen nochmals genau unter die Lupe zu nehmen. In kleinen Betrieben fehlen dafür sowohl Personal- als auch Zeitressourcen. So werden oft nur grobe Prozessabläufe dokumentiert. Die Erstellung eines detailliert ausgearbeiteten Pflichtenheftes wird zu einer echten Herausforderung in klein- und mittelständischen Unternehmen.
„Für eine Software-Umstellung ist ein Pflichtenheft immer empfehlenswert. Die festgehaltenen Anforderungen werden in Form eines Lastenheftes zum bindenden Vertragsbestandteil. Sie bieten allen Beteiligten im Nachhinein Sicherheit und Überblick über die gewünschten Funktionen der neuen Software-Lösung“, erläutert Timo Weigert, geschäftsführender Gesellschafter der ascara Software GmbH, die Notwenigkeit eines Pflichtenheftes.
Webbasierte Lösung zur Pflichtenheft-Erstellung
Um KMUs unterstützend zur Seite zu stehen, hat der Software-Hersteller eine webbasierte Lösung entwickelt. Wenn auf Interessenten-Seite kein Pflichtenheft vorliegt, wird dieses in Form eines Frage-Antwort-Katalogs gemeinsam erarbeitet. Die gemeinsame Bearbeitung spart erhebliche Personal- und Zeitressourcen ein. Da für die Erstellung ein guter Überblick über alle Prozessabläufe im täglichen Ablauf des Unternehmens erforderlich ist, können mehrere Personen aus einem Unternehmen bei der Beantwortung der Fragen mitwirken. Zum Beispiel die einzelnen Abteilungsleiter sowie Hardware-Verantwortliche.
Bei der gemeinsamen Erarbeitung des Pflichtenheftes werden grundlegende Fragen gestellt, die je nach Antwortoption dann im weiteren Verlauf detaillierter erörtert werden. Um im Zweifelsfall Antworten noch abzuändern, kann eine neue Version des Pflichtenheftes erstellt werden. Die Fragen bauen logisch aufeinander auf und helfen somit die wichtigen Punkte bei einer Neueinführung der Software anzusprechen.
Aufdecken von Anforderungen
„Da wir als Hersteller mit der Beantwortung von Pflichtenheften konfrontiert werden, haben wir einen guten Überblick über mögliche branchenspezifische Prozessanforderungen. So werden durch die gestellten Fragen bei machen Interessenten erst Prozesse ins Gedächtnis gerufen bzw. Probleme bei der bisherigen Software-Lösung aufgedeckt“, betont Timo Weigert den Nutzen der gemeinsamen Bearbeitung des Pflichtenheftes. Häufig ergeben sich konkrete Anforderungen erst im Laufe eines Gesprächs. Unternehmensspezifische Detailprozesse werden daher meist in Form eines gemeinsamen Workshops konkretisiert und können Mithilfe der ascara Prozessbibliothek grafisch dargestellt werden. Erst nach dieser Soll-Ist-Analyse kann auf Basis des Pflichtenheftes als weiterer Schritt ein Budget-Angebot bestehend aus Softwarelizenzen, Dienstleistungen und ggf. Ergänzungsprogrammierung ausgearbeitet werden.
Der Software-Hersteller ascara präsentiert im Rahme der CeBIT erstmals das ascara Pflichtenheft. Der Hersteller freut sich auf ein Treffen in Halle 5 Stand G22. Für eine Terminvereinbarung setzen Sie sich unter +49 911 957860 mit dem ascara Team in Verbindung oder schreiben Sie eine E-Mail an vertrieb@ascara.de.
Ascara ist Hersteller moderner kaufmännischer Softwarelösungen im CRM/ERP/eBusiness/eCommerce/Mobile Umfeld. Seit 1993 entwickelt ascara Standardsoftware und individuelle Kundenlösungen für den Mittelstand. Die Produktfamilie wird stetig durch eigene Neuentwicklungen erweitert und gepflegt. Die Philosophie der ascara BUSINESS SOLUTIONS ist die Integration aller Geschäftsprozesse in einer einheitlichen und intuitiven Benutzeroberfäche ganz ohne Insellösungen. Das Produktportfolio bietet eine umfassende fachliche Funktionalität für unterschiedliche Branchen und Betriebstypen in hoher Entwicklungsqualität.
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